Modelo de acta de visita del coordinador de seguridad y salud
El acta de visita es el documento con el que el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución deja constancia de lo que ha visto en la obra, de lo que pide corregir, a quién y en qué plazo. Ninguna norma fija su formato, pero es la prueba más directa de que el coordinador ejerce las funciones que le asigna el artículo 9 del RD 1627/1997. Aquí tienes un modelo en Word para descargar y una guía para rellenarlo bien.
Word (.docx), libre para tu uso profesional: adáptalo y ponle tu logo.
Haz esta acta automáticamente en tu próxima visita: AUro la rellena con las fotos de la visita y tú la revisas y la firmas.
Para qué sirve el acta de visita
El RD 1627/1997 encarga al coordinador en fase de ejecución, entre otras cosas, coordinar la aplicación de los principios de prevención, coordinar las acciones de control de los métodos de trabajo y organizar la coordinación de actividades empresariales. El acta no sustituye ninguna de esas funciones, pero documenta que se han ejercido: qué se revisó, qué se encontró y qué se ordenó.
Un acta bien hecha tiene tres usos prácticos: es la lista de tareas del contratista hasta la siguiente visita, es el punto de partida de esa siguiente visita (se comprueba lo pendiente) y, si algo sale mal, demuestra qué sabía el coordinador y qué hizo.
Qué debe recoger
| Bloque | Contenido | Por qué |
|---|---|---|
| Identificación | Obra, dirección, promotor, n.º de acta, fecha y hora de inicio y fin de la visita | Permite ordenar las actas y situar cada observación en el tiempo |
| Asistentes | Coordinador, jefe de obra del contratista, recursos preventivos y representantes de subcontratas presentes | Quien recibe la indicación en obra es quien tiene que ejecutarla |
| Estado de la obra | Fase, tajos activos, empresas trabajando y número aproximado de trabajadores | Una observación solo se entiende en su contexto |
| Seguimiento de la visita anterior | Cada observación pendiente con su estado: corregida, en curso o no corregida | Evita que las deficiencias se arrastren de acta en acta |
| Observaciones nuevas | Para cada una: lugar, hecho observado, riesgo, valoración, medida exigida, responsable y plazo, con foto | Es el núcleo del acta; ver cómo redactarlas abajo |
| Documentación revisada | Plan de seguridad y salud y anexos, adhesiones, libro de subcontratación, nombramiento de recursos preventivos, revisiones de equipos | La coordinación también es documental |
| Anotaciones en el libro de incidencias | Si alguna observación se ha anotado en el libro, indicarlo con su número | Une el acta con el documento oficial de la obra |
| Firma y distribución | Firma del coordinador y, si es posible, del jefe de obra como recibí; a quién se envía | Acredita que el contratista la conoce |
Cómo redactar una observación que se pueda comprobar
La regla práctica: alguien que no estuvo en la visita tiene que poder ir al sitio, ver si la medida se ha aplicado y contestar «sí» o «no». Eso exige cinco cosas: dónde (planta, eje, fachada), qué se ve (hechos, no opiniones), qué se pide (una medida concreta), quién (empresa responsable) y cuándo (plazo o «antes de reanudar»).
| Mal | Bien |
|---|---|
| Revisar barandillas. | Planta 3, fachada norte, ejes 4 a 6: tramo de 6 m de borde de forjado sin barandilla. Reponer barandilla con pasamanos, intermedia y rodapié antes de continuar los trabajos en esa zona. Responsable: contratista de estructura. |
| Mejorar el orden y la limpieza. | Sótano -1, pasillo de acceso a escalera: restos de embalajes y manguera atravesada. Despejar y canalizar la manguera por la pared hoy. Responsable: contratista principal. |
| Uso de EPI. | Picado de revestimiento en planta 2: operario sin protección ocular. Uso de gafas de montura integral mientras dure el picado, desde ahora. Responsable: subcontrata de albañilería. |
Valorar cada observación con el método general del INSST ayuda a priorizar y a justificar los plazos: un riesgo importante o intolerable no admite «para la próxima visita».
Plazos y seguimiento
- Intolerable: no se empieza ni se continúa el trabajo hasta reducir el riesgo. Si el riesgo es grave e inminente, el coordinador puede ordenar la paralización de los trabajos.
- Importante: no se empieza el trabajo hasta reducir el riesgo; si ya está en curso, no se continúa hasta corregirlo, normalmente en la misma jornada.
- Moderado: plazo determinado, que conviene fijar en días y comprobar en la siguiente visita.
- En la siguiente visita, empieza por la lista de pendientes del acta anterior antes de mirar nada nuevo.
Acta de visita y libro de incidencias: no son lo mismo
El acta es un documento interno de coordinación, de formato libre. El libro de incidencias es el documento oficial de la obra previsto en el artículo 13 del RD 1627/1997, habilitado por el colegio profesional o la oficina de supervisión, con reglas sobre quién anota, a quién se notifica y cuándo se envía copia a la Inspección. Las observaciones graves o reiteradas deben pasar del acta al libro.
Errores frecuentes
- Actas genéricas que se repiten visita tras visita con las mismas frases: no prueban que se haya mirado nada.
- Observaciones sin responsable: en una obra con diez empresas, «se debe» no obliga a nadie.
- No cerrar las observaciones anteriores: el acta acumula pendientes y pierde valor.
- Fotos sin referencia en el texto, o texto sin foto: hace falta que se puedan relacionar.
- Enviar el acta días después: la medida llega tarde y el contratista no la asocia a lo que vio.
Cómo te ayuda AUro
En el modo coordinador de AUro, cada visita pertenece a una obra con sus empresas. Haces las fotos, revisas y firmas los informes de cada situación (riesgos señalados en la foto, valoración INSST, medida con plazo y normativa de un catálogo cerrado), comprueba las medidas pendientes de visitas anteriores y, al cerrar la visita, preparas el acta en PDF o en Word ya rellena con los datos de la obra, los asistentes, las situaciones observadas, las medidas comprobadas, nuevas y pendientes, las anotaciones del libro de incidencias y un anexo fotográfico con las caras difuminadas. Es un borrador para revisar, completar y firmar; cuando esté lista, la descargas o la envías por correo desde AUro y el envío queda registrado en la obra. Si prefieres redactarla a mano, el modelo de esta página tiene la misma estructura. Más información en Software para coordinadores.
Normativa citada
- RD 1627/1997, art. 9: Obligaciones del coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra
- RD 1627/1997, art. 7: Plan de seguridad y salud en el trabajo
- RD 1627/1997, art. 13 (redacción del RD 1109/2007): Libro de incidencias: anotación y notificación al contratista afectado y a los representantes de sus trabajadores; remisión a la Inspección de Trabajo en 24 horas solo si hay incumplimiento de advertencias anteriores o paralización (art. 13.4)
- RD 1627/1997, art. 14: Paralización de los trabajos ante riesgo grave e inminente
- Ley 31/1995, art. 24: Coordinación de actividades empresariales
- RD 171/2004: Coordinación de actividades empresariales (desarrolla el art. 24 de la Ley 31/1995)
Fuentes oficiales
- RD 1627/1997: texto consolidado en el BOE
- Ley 31/1995: texto consolidado en el BOE
- RD 171/2004: texto consolidado en el BOE
- INSST: Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a las obras de construcción (2019)
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer actas de visita?
Ninguna norma impone el acta con ese nombre ni un formato. Pero el coordinador tiene que poder demostrar que ejerce sus funciones del artículo 9 del RD 1627/1997, y el acta es la forma habitual y más clara de hacerlo.
¿Tiene que firmarla el jefe de obra?
No es obligatorio, pero es recomendable que firme como recibí o que el acta se envíe por un medio que deje constancia de la recepción.
¿Cada cuánto hay que visitar la obra?
La norma no fija una frecuencia. Depende de la fase, del número de empresas y de los riesgos especiales; muchas obras se visitan semanalmente, y con más frecuencia en fases críticas.
¿Puedo usar este modelo libremente?
Sí. Puedes adaptarlo, ponerle tu logo y usarlo en tu trabajo profesional.
Contenido orientativo. No sustituye la evaluación de riesgos realizada por un técnico competente ni el estudio o plan de seguridad y salud de cada obra. Comprueba siempre la versión vigente de la normativa en el BOE.