Libro de incidencias en obra: cómo redactar las anotaciones y qué plazos hay
El libro de incidencias es el documento oficial de cada obra para el control y seguimiento del plan de seguridad y salud. Lo regula el artículo 13 del RD 1627/1997 y tiene reglas concretas: quién lo custodia, quién puede escribir en él, a quién hay que notificar cada anotación y cuándo hay que enviar una copia a la Inspección de Trabajo en 24 horas. Esta guía lo resume y propone una forma de redactar las anotaciones para que sirvan de algo.
Qué dice el artículo 13 del RD 1627/1997
- En cada centro de trabajo existirá, con fines de control y seguimiento del plan de seguridad y salud, un libro de incidencias habilitado al efecto.
- Lo facilita el colegio profesional al que pertenezca el técnico que aprobó el plan de seguridad y salud o, en las obras de las administraciones públicas, la oficina de supervisión de proyectos u órgano equivalente.
- Durante la ejecución lo tiene en su poder el coordinador en materia de seguridad y salud o, si no es necesaria su designación, la dirección facultativa.
- Tienen acceso y pueden hacer anotaciones relacionadas con los fines del libro: la dirección facultativa, los contratistas y subcontratistas, los trabajadores autónomos, las personas u órganos con responsabilidades en prevención de las empresas que intervienen, los representantes de los trabajadores y los técnicos de los órganos especializados en seguridad y salud de las administraciones públicas competentes.
Texto completo y vigente: RD 1627/1997, artículo 13, en el BOE.
A quién se notifica y cuándo va copia a la Inspección
| Caso | Qué hay que hacer | Plazo |
|---|---|---|
| Cualquier anotación | El coordinador (o la dirección facultativa) la notifica al contratista afectado y a los representantes de los trabajadores de este | Sin plazo fijado en la norma: en la práctica, de inmediato |
| La anotación se refiere a un incumplimiento de advertencias u observaciones anotadas antes en el libro | Además, remitir copia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social | 24 horas |
| Paralización de tajos o de la obra (art. 14) | Además, remitir copia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social | 24 horas |
En todo caso hay que indicar si la anotación es una reiteración de una advertencia anterior o una observación nueva. Esa distinción es la que activa la remisión a la Inspección, así que conviene escribirla expresamente.
Cómo redactar una anotación
Una anotación útil es breve, objetiva y completa. Este esquema funciona:
- Fecha y hora de la observación.
- Tipo: observación nueva o reiteración (con la referencia de la anotación anterior).
- Empresa afectada y, si procede, trabajadores autónomos.
- Lugar preciso: planta, eje, zona, tajo.
- Hecho observado, sin valoraciones personales.
- Incumplimiento: qué medida del plan de seguridad y salud o qué norma no se cumple.
- Medida exigida y plazo.
- Firma de quien anota.
Modelo: «02/11/2026, 10:40. Observación nueva. Empresa: Estructuras X, S. L. Planta 3, fachada norte, ejes 4-6. Tramo de unos 6 m de borde de forjado sin barandilla con dos operarios trabajando junto al borde. Incumple la protección de bordes prevista en el plan de seguridad y salud (apartado de estructura) y el RD 1627/1997, Anexo IV, Parte C, ap. 3. Se exige reponer la barandilla antes de continuar los trabajos en esa zona. Se notifica al contratista y a los representantes de sus trabajadores.»
Errores frecuentes
- Usar el libro como diario de la obra: llenarlo de anotaciones menores hace que se pierdan las importantes.
- No indicar si es reiteración: sin esa mención, no queda claro si había que enviar copia a la Inspección.
- Anotar sin notificar: la anotación produce efectos cuando el contratista la conoce.
- Anotaciones vagas («falta de seguridad en planta 3»): no se pueden comprobar ni defender.
- Dejar el libro en la caseta al alcance de cualquiera: lo custodia el coordinador.
Relación con el acta de visita
El acta de visita recoge todo lo revisado; el libro, lo que tiene trascendencia para el control del plan: incumplimientos relevantes, reiteraciones y paralizaciones. Una buena práctica es citar en el acta el número de la anotación del libro y, en el libro, la fecha del acta.
Cómo te ayuda AUro
AUro te da, para cada situación fotografiada, la descripción objetiva, el riesgo, la valoración, la medida con plazo y la referencia normativa del catálogo: los ingredientes de una anotación bien escrita. En el modo coordinador puedes preparar el borrador de la anotación (observación, advertencia o paralización) con las empresas afectadas, ver si es una reiteración, registrar la fecha, la hora y el número de hoja cuando la transcribes y llevar la lista de notificaciones pendientes, con el plazo de 24 horas a la Inspección cuando corresponde. También genera la comunicación de la anotación en PDF o en Word y el registro del libro, y cuando se levanta una paralización registra la reanudación de los trabajos. La anotación en el libro oficial la haces tú: AUro no sustituye el libro de incidencias.
Normativa citada
- RD 1627/1997, art. 13 (redacción del RD 1109/2007): Libro de incidencias: anotación y notificación al contratista afectado y a los representantes de sus trabajadores; remisión a la Inspección de Trabajo en 24 horas solo si hay incumplimiento de advertencias anteriores o paralización (art. 13.4)
- RD 1627/1997, art. 14: Paralización de los trabajos ante riesgo grave e inminente
- RD 1627/1997, art. 7: Plan de seguridad y salud en el trabajo
- RD 1627/1997, art. 9: Obligaciones del coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra
Fuentes oficiales
- RD 1627/1997: texto consolidado en el BOE
- INSST: Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a las obras de construcción (2019)
Preguntas frecuentes
¿Quién compra o habilita el libro de incidencias?
Lo facilita el colegio profesional al que pertenezca el técnico que aprobó el plan de seguridad y salud o, en obras de las administraciones públicas, la oficina de supervisión de proyectos u órgano equivalente.
¿Puede anotar un trabajador?
Los representantes de los trabajadores tienen acceso y pueden anotar. También las personas con responsabilidades en prevención de las empresas que intervienen.
¿Cuándo hay que mandar copia a la Inspección?
En 24 horas cuando la anotación se refiere a un incumplimiento de advertencias anotadas antes en el libro y cuando se ordena una paralización de los trabajos.
¿Existe el libro de incidencias electrónico?
Algunos colegios profesionales y administraciones ofrecen versiones electrónicas habilitadas. Consulta con el colegio que lo facilita en tu caso.
Contenido orientativo. No sustituye la evaluación de riesgos realizada por un técnico competente ni el estudio o plan de seguridad y salud de cada obra. Comprueba siempre la versión vigente de la normativa en el BOE.