Contrato de encargo del tratamiento

1. Partes

• Responsable del tratamiento («el cliente», «tú»): la empresa o el profesional titular de la cuenta de AUro. En el plan Equipo, la organización del titular del equipo, que decide para qué se toman las fotos y se elaboran los informes de todos sus técnicos.
• Encargado del tratamiento («AUro»): el titular de AUro, identificado con su nombre, NIF y domicilio en el Aviso legal y en los Términos. Contacto: contacto@auroprl.com.

2. Objeto

AUro trata los datos personales necesarios para prestarte el servicio contratado: recibir las fotos que subes, analizarlas, preparar el borrador del informe de prevención que revisa y firma el técnico, guardarlo en tu cuenta, exportarlo y compartirlo cuando tú lo decidas. En el modo coordinador, además: llevar las obras con sus empresas, visitas, medidas y libro de incidencias; ofrecer a cada empresa de la obra un portal sin cuenta para comunicar correcciones; preparar los documentos de la obra (acta, comunicaciones, informe periódico, registro del libro y expediente) y enviarlos por correo a los destinatarios que indiques cuando lo ordenes.

3. Duración

Dura lo mismo que tu relación con AUro: desde que lo aceptas hasta que tu cuenta se da de baja. Al terminar se aplica el apartado 13.

4. Naturaleza y finalidad del tratamiento

• Operaciones: recogida (subida de fotos y datos, también de las contratas a través de su portal), conservación, análisis automatizado con modelos de inteligencia artificial, consulta, modificación (las correcciones del técnico), difuminado automático de caras en los documentos y enlaces que salen de la cuenta, eliminación de metadatos de las fotos de las medidas, comunicación a quien tú envíes o compartas el informe o los documentos de la obra (incluido el envío por correo que ordenes desde AUro, con registro del envío), conservación temporal en el dispositivo del usuario para trabajar sin conexión, copia de seguridad y supresión.
• Finalidad: generar, guardar y gestionar los informes de prevención de tu cuenta y, en el modo coordinador, la documentación de la coordinación de seguridad y salud de tus obras. AUro no vende ni cede estos datos y no los usa para entrenar modelos de IA.
• Estadísticas y registro de revisiones: como parte de tus instrucciones, autorizas a AUro a medir y mejorar la calidad del servicio con (a) estadísticas agregadas y sin datos personales (por ejemplo, qué porcentaje de las valoraciones propuestas cambian los técnicos al revisar) y (b) un registro seudonimizado por informe de cada revisión guardada: qué hizo el técnico con cada riesgo propuesto (mantenerlo, descartarlo, revalorarlo o cambiar su categoría), solo con categorías, niveles y recuentos. Ese registro no incluye fotos, textos de informes, títulos de riesgos ni textos que escriba el técnico (tampoco el motivo de un descarte), ni la actividad de la obra; el informe, la cuenta y quien revisa van sustituidos por códigos calculados con una clave secreta que no sale del servidor ni viaja en las copias de seguridad. Se borra al borrar el informe o la cuenta y, en todo caso, a los 24 meses de la revisión.
• AUro analiza condiciones de trabajo visibles; no evalúa ni toma decisiones sobre personas trabajadoras concretas.

5. Tipos de datos personales

• Imágenes de personas trabajadoras u otras personas que aparezcan en las fotos (rostro, aspecto, ropa y equipos de protección) y cualquier otro dato visible, como rótulos o matrículas. Los datos de ubicación y fecha que lleve el archivo de la foto (metadatos EXIF) se conservan con la foto original de los informes dentro de la cuenta; las copias que salen de ella (documentos y enlaces) van sin ellos, y las fotos de las medidas del modo coordinador se guardan sin ellos desde que se suben.
• Datos de los usuarios de la cuenta: nombre, correo electrónico, empresa, logo, firma y registro de los cambios hechos sobre la propuesta.
• Datos del centro de trabajo: nombre de la obra o del centro, ubicación, tarea, descripciones y notas, empresas responsables y seguimiento de las medidas.
• Datos de la obra y de sus empresas (modo coordinador): promotor, dirección facultativa, empresas con su CIF, persona de contacto, correo y recurso preventivo; asistentes a las visitas; anotaciones del libro de incidencias y sus notificaciones.
• Reuniones de coordinación (modo coordinador): de cada asistente, nombre, cargo, empresa, correo y su conformidad con el acta (conforme, con reparos o no conforme, el medio y sus observaciones o motivos), con el orden del día, los acuerdos y sus responsables.
• Informes del coordinador sobre el plan de seguridad y salud (y sus modificaciones), revisión interna de los documentos por el director técnico (quién los envió, aprobó o devolvió, cuándo y con qué comentario, con su historial) e informe periódico por promotor (resumen de varias obras: visitas, medidas, riesgos importantes de informes firmados y paralizaciones); llevan los nombres del autor del plan, del contratista, del técnico y del director.
• Datos del personal de las contratas que usa el portal: nombre (opcional), notas, fotos de la corrección y fecha.
• Destinatarios de los envíos por correo: nombre, correo electrónico y papel (promotor, dirección facultativa, contratista u otro), con el registro de cada envío (fecha, asunto y huella del adjunto).

El servicio no está pensado para tratar categorías especiales de datos (art. 9 RGPD). Evita subir fotos o notas que las contengan.

6. Categorías de interesados

• Personas trabajadoras y otras personas presentes en el centro de trabajo que aparezcan en las fotos.
• Técnicos y demás usuarios de tu cuenta o de tu equipo.
• Personas de contacto de las obras o centros que incluyas en el informe.
• Personal de las empresas contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos de la obra: personas de contacto, recursos preventivos, asistentes a las visitas y a las reuniones de coordinación, autores del plan de seguridad y salud y quienes comunican correcciones desde el portal de la contrata.
• Promotores, miembros de la dirección facultativa y demás destinatarios de los documentos que envías desde AUro.

7. Tus obligaciones como responsable

• Contar con una base jurídica para tomar y subir las fotos (normalmente, el cumplimiento de las obligaciones de prevención de riesgos laborales).
• Informar a las personas trabajadoras que puedan aparecer en las fotos (art. 13 RGPD), por ejemplo en la información de prevención que se les entrega o en el propio centro.
• En el modo coordinador, informar al personal de las contratas y a los destinatarios de tus envíos. AUro te ayuda: el portal de la contrata muestra, por cuenta tuya y antes de que se envíe nada, la información básica (art. 13 RGPD) con tu nombre como responsable y un enlace a la información completa. Los correos que envías llevan tu nombre y tu correo para que te contesten a ti.
• Enviar documentos y enlaces del portal solo a personas que intervienen en la obra o tienen derecho a recibirlos, y revisar los destinatarios y el contenido antes de enviar: el envío lo decides tú.
• Subir solo lo necesario: encuadrar el entorno y los equipos y evitar primeros planos de rostros.
• Dar a AUro instrucciones conformes con la normativa de protección de datos y supervisar el tratamiento.
• Atender las solicitudes de las personas interesadas, con la ayuda de AUro prevista en el apartado 12.

8. Instrucciones documentadas

AUro trata los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, que son este contrato, los Términos de uso y lo que configures en la aplicación (plazo de conservación de las fotos, difuminado de caras, enlaces que compartes, miembros de tu equipo y su papel, enlaces del portal de la contrata que creas y documentos que ordenas enviar). Si AUro considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, te lo dirá de inmediato. Si una ley obliga a AUro a tratar los datos de otro modo, te lo comunicará antes, salvo que esa ley lo prohíba.

9. Confidencialidad

Las personas autorizadas por AUro para tratar los datos, incluido su titular, están obligadas a guardar confidencialidad, también después de terminar su relación con AUro. Solo acceden a tus datos cuando es necesario para prestar el servicio, resolver una incidencia o atender una petición tuya.

10. Medidas de seguridad (art. 32 RGPD)

• Cifrado de las comunicaciones (HTTPS con HSTS, que pone también el propio servidor de la aplicación) y protección frente a la carga de la aplicación dentro de páginas ajenas.
• Control de acceso: cada cuenta solo ve lo suyo. En el plan Equipo los datos son de la organización y lo que un técnico hizo para ella se queda en ella si sale del equipo. Lo que ve cada uno depende de su papel: el titular ve y gestiona todo (informes, obras, miembros y ajustes de la organización); el director técnico ve los informes y las obras de toda la organización y los revisa, devuelve o aprueba; cada técnico ve sus propios informes y las obras de la organización con sus visitas, empresas, medidas y libro de incidencias, que son compartidos para coordinar, y de los informes de otros técnicos solo ve el título, el autor y la fecha (también en los documentos de la obra). El acceso a los informes ajenos es de solo lectura: el titular y el director pueden comentarlos, devolverlos o aprobarlos, pero no cambiar su contenido ni firmarlos; solo el autor firma. El titular puede dar además cuentas de solo lectura (personas de fuera: dirección facultativa, promotor, auditor): solo ve las obras que le asigna el titular (sin obras asignadas, ninguna), y de ellas los informes ya firmados, las visitas, medidas, empresas, libro de incidencias y documentos; nunca los borradores, el resto de obras o clientes, ni los enlaces compartidos. Las fotos le llegan como a un tercero: con las caras difuminadas (salvo que el titular lo haya desactivado) y sin metadatos de ubicación, hora ni dispositivo. Puede descargar los documentos y el expediente de sus obras, pero no crea, edita, firma, aprueba ni envía nada. El titular decide a quién da este acceso y es responsable de esa comunicación de datos frente a esas personas.
• Sesiones con caducidad (7 días) guardadas como hash, protección frente a peticiones de otros sitios (CSRF) y límites de peticiones.
• Copias de seguridad cifradas (AES-256-GCM): una diaria (se sobrescribe a los 7 días) y una mensual (se sobrescribe a los 12 meses), en el almacenamiento del alojamiento y, si se activa, también en un almacenamiento externo con una réplica cifrada de las fotos, logos y firmas. No se envían por correo y no se hacen sin cifrar; la frase de cifrado nunca va dentro de las copias.
• Difuminado automático de caras en los documentos (PDF, Word, resumen, documentos del coordinador y expediente) y en los enlaces que compartes; si la detección falla, la foto sale pixelada entera, nunca la original. Lo que sale de la cuenta va sin metadatos de ubicación (EXIF).
• Borrado automático de las fotos al cumplirse el plazo de conservación configurado (36 meses por defecto en los informes; en las fotos de las medidas y de los informes ligados a una obra, 5 años desde el cierre de la obra, salvo que la organización (o el técnico, si trabaja solo) elija otro plazo en Ajustes > Privacidad) y de las obras cerradas enteras (6 años después de cerrarlas, por defecto).
• Registro de los cambios que hace el técnico sobre la propuesta y de la aceptación de estos términos.
• Portal de la contrata: enlace con un código aleatorio de 256 bits del que solo se guarda la huella (SHA-256), que caduca (de 1 a 180 días; 30 por defecto), se puede revocar y deja de valer al cerrar la obra o quitar la empresa. La contrata solo ve sus medidas pendientes; no ve informes, fotos del técnico ni historial, y antes de enviar nada se le informa de quién es el responsable y de sus derechos.
• Envíos por correo solo por acción expresa del usuario (o el recordatorio semanal de medidas vencidas que el técnico activa expresamente en una obra), con un máximo de 5 destinatarios por envío y 20 envíos por obra y día, otro por usuario y día, y registro de cada envío con la huella del adjunto (24 meses).

El detalle actualizado, incluidas las limitaciones conocidas, está en Seguridad y datos. AUro revisa estas medidas cuando cambia el servicio o los riesgos.

11. Subencargados autorizados

Al aceptar este contrato autorizas a AUro a recurrir a estos subencargados:

Stripe trata solo datos de facturación del cliente (no fotos ni informes) y lo hace para AUro, no por cuenta del cliente; figura en la Política de privacidad.

• Antes de añadir o sustituir un subencargado, AUro te avisará por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. Puedes oponerte en ese plazo por motivos razonables de protección de datos. Si no llegamos a un acuerdo, puedes darte de baja sin penalización y te devolveremos la parte prepagada no consumida.
• AUro trabaja con cada subencargado según sus condiciones de protección de datos (contrato de encargo y cláusulas tipo cuando procede), que ofrecen garantías equivalentes a las de este contrato, y responde ante ti de su cumplimiento. Puedes pedirnos la referencia de esos documentos.

11 bis. Servicios de avisos del navegador (Web Push)

Si el usuario activa el aviso de «informe listo» en su dispositivo, AUro entrega el aviso a través del servicio de avisos de su navegador (Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service, Mozilla Push Service o Windows Push Notification Services). No son subencargados: el contenido del aviso va cifrado de extremo a extremo (RFC 8291) y no pueden leerlo; solo conocen la dirección de entrega y el momento del envío. Por defecto el aviso no incluye el título del informe (solo «Informe listo»); el usuario puede pedirlo en Ajustes > Avisos. AUro solo envía a esos servicios (lista cerrada), borra la suscripción al cerrar sesión, al borrar la cuenta y a los 90 días sin renovarse, y no envía nunca fotos ni riesgos por esta vía.

12. Transferencias, brechas y asistencia

• Transferencias: algunos subencargados están en EE. UU. o pueden tratar datos desde allí. La transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido o, si no, en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914).
• Violaciones de seguridad: si AUro sufre una violación de seguridad que afecte a tus datos, te la notificará sin dilación indebida y, como máximo, en 48 horas desde que tenga conocimiento, con la información disponible para que puedas notificarla a la autoridad de control y, en su caso, a los interesados (arts. 33 y 34 RGPD).
• Derechos de los interesados: AUro te ayudará a responder a las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. Desde la aplicación puedes editar y borrar los análisis, las obras, las medidas y sus fotos. Si una persona (también del personal de una contrata o un destinatario de tus envíos) se dirige directamente a AUro, le reenviaremos su solicitud sin demora.
• Evaluaciones de impacto: AUro te facilitará la información de que disponga para que puedas hacer una evaluación de impacto o una consulta previa (arts. 35 y 36 RGPD).

13. Supresión o devolución al terminar

Antes de darte de baja puedes exportar tus informes (PDF, Word y Excel) y pedir una exportación completa de tus datos en formato estructurado. Después puedes borrar la cuenta desde Ajustes. Al terminar el servicio, AUro suprime los datos personales tratados por tu cuenta, salvo los que deba conservar por obligación legal (por ejemplo, los de facturación). Las copias de seguridad desaparecen al sobrescribirse según su ciclo; mientras existan, no se usan salvo para recuperar el servicio ante un fallo.

14. Información y auditorías

AUro pondrá a tu disposición la información necesaria para demostrar que cumple este contrato y permitirá auditorías razonables, hechas por ti o por un auditor que designes con obligación de confidencialidad. Se harán con preaviso razonable, en primer lugar mediante cuestionario y documentación, sin acceder a datos de otros clientes y sin afectar al servicio.

15. Cambios en este contrato

Si este contrato cambia, te avisaremos por correo electrónico con al menos 30 días de antelación y la aplicación te pedirá que aceptes la nueva versión. Si no la aceptas, podrás darte de baja sin penalización y te devolveremos la parte prepagada no consumida.

16. Contacto

Para cualquier cuestión sobre este contrato o sobre protección de datos: contacto@auroprl.com. Consulta también la Política de privacidad.